Sådan tager din virksomhed skiftet sikkert

Linux kan være relevant, hvis I ønsker større frihed i valget af IT-løsninger, mindre afhængighed af enkelte leverandører eller bedre udnyttelse af jeres computere. Der kan også være besparelser på licenser.

Men et nyt styresystem påvirker mere end computerens udseende. Programmer, dokumenter, printere, sikkerhed og medarbejdernes arbejdsgange skal fungere sammen.

Før I går i gang, er det vigtigt at vide, hvilke programmer og arbejdsgange½ virksomheden er afhængig af i hverdagen.

Hvornår er I klar til at skifte?

Det vigtigste er, at medarbejderne stadig kan udføre deres arbejde uden problemer.

Hvis virksomheden allerede bruger de fleste systemer gennem en webbrowser, vil overgangen til Linux ofte være lettere.

I er klar til at begynde en afprøvning, når I har:

• Overblik over de vigtigste programmer og arbejdsgange.
• En klar begrundelse for at overveje skiftet.
• Tid til at teste og oplære medarbejderne.
• En ansvarlig for projektet og den efterfølgende support.
• Mulighed for at fortsætte arbejdet, hvis noget ikke fungerer.

I behøver ikke være klar til at flytte alle computere for at være klar til at starte.

Måske kan nogle medarbejdere bruge Linux, mens andre fortsat har brug for Windows. En sådan kombination kan være en fornuftig løsning, selvom den også kræver vedligeholdelse af to platforme.

Begynd med jeres mål

Inden I vælger en Linux-version, bør I blive enige om, hvad skiftet skal forbedre.

Er målet færre licensudgifter? Længere levetid på udstyret? Større kontrol over jeres IT? Eller mere fleksibilitet i valget af leverandører?

Målet påvirker både løsningen og vurderingen af, om projektet lykkes.

Hvis ønsket er mindre afhængighed af Microsoft, er det eksempelvis vigtigt at skelne mellem styresystemet og de tjenester, I bruger. Linux på computeren ændrer ikke i sig selv, hvor virksomhedens mail og dokumenter bliver opbevaret.

Det kan derfor være en fordel at behandle skift af styresystem, kontorprogrammer og cloudtjenester som separate beslutninger.

Kortlæg det, der skal fungere

Lav en enkel oversigt over virksomhedens IT. Tag udgangspunkt i arbejdsopgaver frem for kun en liste over installerede programmer.

Område	Det bør I undersøge
Økonomi og administration	Kan I fakturere, bogføre og håndtere løn?
Dokumenter	Fungerer skabeloner, regneark, makroer og udveksling med kunder?
Kommunikation	Virker mail, kalender, videomøder og skærmdeling?
Filer	Kan I tilgå, dele, synkronisere og gendanne dokumenter?
Udstyr	Virker printere, scannere, dockingstationer og ekstra skærme?
Adgang og sikkerhed	Fungerer login, flerfaktorgodkendelse, VPN og virksomhedens adgangskrav?
Specialprogrammer	Understøtter leverandøren Linux eller en egnet browserløsning?

Spørg medarbejderne, hvilke små funktioner de er afhængige af. Det kan være en bestemt Excel-makro, en scannerfunktion eller et program, der kun bruges ved månedsafslutning.

Netop de afhængigheder bliver let overset.

Kan I beholde de programmer, I kender?

Nogle programmer findes til Linux. Andre kan bruges gennem en browser, og nogle skal erstattes eller fortsat køre på Windows.

Eksempelvis kan Outlook på nettet bruges i Firefox eller Chrome på Linux, men Microsoft gør opmærksom på, at visse funktioner kan mangle. Derfor skal den konkrete brug af mail og kalender afprøves.

LibreOffice kan være relevant til dokumenter og regneark. Men hvis virksomheden bruger Excel-makroer, kræver det særlig opmærksomhed: LibreOffices understøttelse af Microsofts VBA-makroer er ikke fuldstændig.

Test derfor med kopier af jeres egne dokumenter. Kontroller beregninger, layout og det, kunden modtager, når filen åbnes igen.

Hvis et vigtigt program kræver Windows, kan løsningen være at beholde enkelte Windows-computere eller undersøge fjernadgang til et Windows-miljø. Her skal licenser, support, sikkerhed og ekstra driftsomkostninger indgå i vurderingen.

Start med et lille pilotprojekt

Et pilotprojekt er en afgrænset afprøvning, hvor få medarbejdere bruger den nye løsning til rigtige arbejdsopgaver.

Vælg deltagere, der repræsenterer den daglige drift. Det bør ikke kun være den mest IT-interesserede medarbejder.

Aftal på forhånd:

• Hvilke opgaver der skal kunne løses.
• Hvilket udstyr og hvilke programmer der skal testes.
• Hvem der hjælper ved problemer.
• Hvordan fejl og erfaringer bliver registreret.
• Hvornår I beslutter, om forsøget skal udvides.

Lad forsøget omfatte relevante arbejdscyklusser. En løsning kan fungere fint til daglig mail og stadig fejle ved fakturering eller månedsrapportering.

En kort test fra en USB-nøgle kan hjælpe med at undersøge hardware. Den kan ikke erstatte en egentlig afprøvning af virksomhedens arbejde.

Kend de vigtigste risici

De største problemer opstår ofte, når en afhængighed først bliver opdaget efter skiftet.

Programmer eller dokumenter fungerer anderledes.
Afprøv kritiske opgaver fra start til slut. Det er ikke nok, at et program kan åbne.

Medarbejderne mister tid.
Nye menuer, genveje og arbejdsgange kræver tilvænning. Planlæg introduktion, korte vejledninger og let adgang til hjælp.

Udstyr virker ikke som forventet.
Test på de konkrete computermodeller og med det tilbehør, medarbejderne bruger. Canonical har eksempelvis et certificeringsprogram for hardware til Ubuntu, som kan indgå i vurderingen ved indkøb.

Data bliver overset eller ændret under flytningen.
Find også lokale filer, mailarkiver og data uden for de fælles mapper. Kontroller både backup og gendannelse.

Supporten bliver personafhængig.
Aftal, hvem der håndterer fejl, opdateringer og nye medarbejdere. Dokumentér løsningen, så virksomheden ikke bliver afhængig af én persons hukommelse.

Besparelsen bliver mindre end forventet.
Regn på den samlede økonomi: opsætning, oplæring, support, eventuelle erstatningsprogrammer og den tid, medarbejderne bruger. Lavere licensudgifter er kun én del af regnestykket.

Linux kræver også sikkerhed og vedligeholdelse

Et skift til Linux fjerner ikke behovet for sikkerhedsarbejde.

Virksomheden skal stadig have styr på opdateringer, adgangsrettigheder, backup, kryptering og håndtering af mistede computere. Phishing og stjålne adgangskoder bliver heller ikke løst ved at skifte styresystem.

Vælg en løsning med en tydelig vedligeholdelsesperiode. Ubuntu LTS har eksempelvis fem års standardmæssige sikkerheds- og vedligeholdelsesopdateringer til hovedsystemet. Dækningen af øvrige programmer og eventuel udvidet support skal vurderes særskilt.

Aftal også, hvem der følger op på, om opdateringerne faktisk bliver installeret, og om backup kan gendannes.

Hav en plan for at kunne gå tilbage

Inden den første arbejdscomputer bliver omlagt, skal I vide, hvordan medarbejderen kan komme videre, hvis noget går galt.

En brugbar tilbageføringsplan beskriver:

• Hvordan den tidligere løsning gendannes.
• Hvor lang tid det forventes at tage.
• Hvem der træffer beslutningen om at gå tilbage.
• Hvordan nye og ændrede filer fra testperioden bliver bevaret.

Det sidste er vigtigt. En gammel kopi af computeren indeholder ikke nødvendigvis det arbejde, medarbejderen har udført siden.

Bevar derfor den tidligere løsning eller en afprøvet gendannelsesmulighed, indtil den nye løsning er godkendt.

Rul ud i etaper – og følg op

Når piloten viser, at løsningen fungerer, kan næste gruppe medarbejdere flyttes.

Planlæg skiftet uden om travle perioder, og sørg for ekstra hjælp i starten. Brug erfaringerne fra hver etape til at forbedre den næste.

Vurder resultatet ud fra konkrete spørgsmål:

Kan medarbejderne løse deres vigtigste opgaver? Kan kunder og samarbejdspartnere modtage og bruge dokumenterne? Fungerer sikkerhed og backup? Er supportbehovet håndterbart?

Et vellykket projekt måles på en velfungerende hverdag og opfyldte mål. Antallet af Linux-computere er ikke i sig selv et succeskriterium.

Overvejer du Linux i din virksomhed?

Jeg hjælper mindre virksomheder med at få overblik over deres IT og vurdere, hvor Linux og open source kan give mening.

Sammen kan vi kortlægge jeres programmer og arbejdsgange, identificere de vigtigste afhængigheder og lægge en realistisk plan for en afprøvning.

Måske er I klar til at skifte. Måske giver det bedst mening at begynde med enkelte arbejdspladser – eller at beholde Windows til bestemte opgaver.

Kontakt mig til en uforpligtende samtale om, hvad der passer til din virksomhed.